Ezelsbruggetjes voor de communicatie

Ezelsbruggetjes voor de communicatie

Door Grietje Bruijntjes – Fieldmanager M-ploy Talent

Communicatie is alledaags; een gesprekje bij de koffieautomaat, een vergadering met de afdeling, een voortgangsgesprek, maar ook een sollicitatiegesprek. Vaak gaat communiceren op de automatische piloot en onbewust zitten onze gesprekken vol met aannames en overtuigingen. Deze aannames en overtuigingen filteren wat we horen en willen overbrengen. Doordat we al een aanname hebben gedaan zullen we de vraag wellicht anders stellen of je staat er niet bij stil dat je een antwoord geeft vanuit een bepaalde overtuiging die voor de ander niet geldt. Je kan al gauw miscommunicaties hebben en elkaar verkeerd begrijpen.

Bewust zijn van het feit dat je aannames doet en overtuigingen hebt, is een eerste stap. Iedereen heeft zijn eigen wereldbeeld, waarden en gedrag. Om hier meer bewust van te worden zijn er een zestal handige ezelsbruggetjes die je helpen om een gesprek zo open mogelijk in te gaan. Hierdoor zal je meer kunnen verbinden in een enkel gesprek.

Smeer NIVEA: Niet Invullen Voor Een Ander

In een gesprek denk je al gauw dat je weet wat iemand anders bedoelt. Je gaat het zelf invullen of zelfs aanvullen. Of je geeft een eigen betekenis aan wat de ander zegt zonder dit te checken. Als je deze neiging hebt, probeer dan door te vragen of na te vragen of dat hetgeen is wat er wordt bedoeld. Vind je het vervelend om iemand te onderbreken, maak dan notities van de aannames die je hebt gedaan zodat je die achteraf kan checken.

Wij gebruiken NIVEA vaak als een collega vertelt over een gesprek met een professional of opdrachtgever en je hoort dat er allemaal aannames zijn gedaan. Alleen door het woordje NIVEA te zeggen maak je de ander er bewust van dat er best wat aannames gedaan zijn.

Denk aan ANNA: Altijd Navragen, Nooit Aannemen

In het verlengde van NIVEA en eigenlijk de daadwerkelijke actie als je NIVEA constateert is ANNA. Ga er niet vanuit dat de ander jou meteen begrijpt of dat jij de ander meteen begrijpt. Vraag altijd na of het begrepen is of dat je zelf goed begrepen hebt wat de ander bedoelt.

Meestal helpt het om een gesloten vraag te stellen om te checken of een aanname klopt. Wil je juist je aanname niet kenbaar maken, stel dan open vragen stellen; bijvoorbeeld wat bedoel je met het woord aanname?

Gebruik LSD: Luisteren, Samenvatten, Doorvragen

Een goede manier om te checken of je op één lijn zit met de ander is LSD. Begin met het geven van aandacht en bewust luisteren naar de ander, ga actief in de luisterstand. Actief luisteren betekent dat je aangeeft dat je aan het luisteren bent en nieuwsgierig naar wat de ander te vertellen heeft.

Vat samen wat de ander volgens jou heeft gezegd, maar ook niet heeft gezegd. Vaak wordt er tussen de regels door ook van alles verteld. Probeer ook dit terug te koppelen in je samenvatting. Hierdoor help je ook de ander zijn gedachten te ordenen.

Je kan op verschillende manieren doorvragen. Vaak zijn het vragen die hetgeen verteld wordt specifieker maken. Wie heeft dat gezegd (is het wel letterlijk gezegd), wanneer gebeurde dat en hoe voelt dat voor jou?

Wees een OEN: Open, Eerlijk en Nieuwsgierig

Als je moeite hebt om je aannames en overtuigingen achterwege te laten. Bedenk dan dat je een OEN moet zijn. Je hoeft niet altijd meteen te reageren, te weten waar het over gaat of te laten zien dat je met dit bijltje hebt gehakt. Wees open en ga waarnemen, registreren en accepteren wat er gezegd wordt.

Wees eerlijk als je het niet begrijpt, het er niet mee eens hebt of moeite hebt met de manier waarop dit wordt gecommuniceerd. Je creëert openheid door dit te zeggen. Probeer vragen altijd uit nieuwsgierigheid te stellen. Je krijgt dan vanzelf de juiste klank in je stem en je geeft de ander te ruimte om zich te uiten.

Laat OMA thuis: oordelen, meningen en adviezen

Ook wij geven graag advies, dit is een manier om te willen helpen. Voorafgaand aan een advies hebben we dan al vaak een oordeel klaar en hier een mening over. Alleen is het de vraag of de ander wel op een ongevraagd advies zit te wachten.

Dit zorgt er ook voor dat je geen open luisterhouding hebt, dus probeer OMA thuis te laten. Je mist soms een groot deel van de boodschap als je meteen in adviezen gaat denken. Je bent dan meteen in je eigen referentiekader aan het denken en dat belemmert je om echt te luisteren.

Dat is ons advies… 😉

Maak je niet DIK: Denk in Kwaliteiten

Je kan er vanuit gaan dat iedereen handelt uit positieve intenties. We hebben vaak de neiging om te focussen op wat er fout ging wat er anders kan. Dit maakt dat we lastige gesprekken voeren.

Het is de kunst om ook in dit lastige gesprekken te zoeken naar de positieve intentie en er vanuit te gaan dat iedereen zijn of haar best doet. Bijvoorbeeld iemand die jij heel dwars vindt en de nieuwe methodes niet wilt invoeren, is ook degene die er voor zorgt dat bestaande protocollen worden nageleefd. Dat geeft meteen een heel ander uitgangspunt om het gesprek in te gaan. Door de kwaliteit te benoemen en het verschil dat die persoon daarmee kan maken en niet te focussen op het feit dat diegene niet meebeweegt, krijg je een heel ander gesprek.

Wij passen deze technieken vaak toe en met name als wij kennismaken met (nieuwe) professionals en opdrachtgever en zo beide goed te leren kennen. Het zijn ook hele goede handvatten om de kwaliteit van je sollicitatiegesprekken te verbeteren en in korte tijd een verbinding te kunnen maken. Om ons regelmatig hieraan te herinneren hebben we ze op tegeltjes gezet, zie ook de afbeeldingen hierboven. Wil je ze ook hebben om uit te printen, dan kan je ze hier downloaden: Ezelsbruggetjes Communicatie. We hopen dat jullie ze ook goed in kunnen zetten, succes!

Heb je hier hulp bij nodig bij het in praktijk brengen van deze ezelsbruggetje? Dan kunnen we je natuurlijk helpen met de training gesprekstechnieken. We vertellen je graag meer!

Grietje Bruijntjes | grietje@mploytalent.nl | 06 51 29 29 13 of stuur een appje